Hvernig á að samþykkja skjöl í Centara Samþykkt¶

Þessi handbók lýsir því hvernig notendur með samþykktarheimild geta yfirfarið, samþykkt eða hafnað skjölum sem bíða afgreiðslu í Centara Samþykkt fyrir Business Central.

1. Aðgangur að samþykktarbeiðnum¶

1.1. Í gegnum Hlutverkaskjá (Role Center)¶

Hlutverkið Centara Samþykkt er fyrir aðila sem eru eingöngu að samþykkja í Business Central.
Í þessu hlutverki er hægt að fá yfirlit yfir "Innkaupaskjöl til samþykktar".
Þetta gefur notanda yfirsýn yfir þær línur og hausa sem hann á eftir að yfirfara og samþykkja.
Smellt er á viðeigandi kassa eða tölustafi sem birtast í þeim til þess að opna yfirlit yfir samþykktarbeiðnir sem hafa verið úthlutað á notanda.

1.2. Í gegnum síðuna "Innkaupareikningar - Samþykkt"¶

Notandi getur leitað að "Innkaupareikningar - Samþykkt" í leitarglugganum í Business Central.
Þessi síða sýnir öll skjöl sem hafa verið send á notanda til samþykktar.

2. Yfirferð skjals¶

Þegar notandi hefur opnað lista yfir samþykktarbeiðnir skal velja skjalið sem á að meðhöndla.

2.1. Opnun skjals¶

Smella skal á skjalalínuna til að sjá línur sem tilheyra reikningi.
Hægt er að skoða innkaupaskjalið sjálft með því að smella á aðgerðina "Skoða skjal".

2.2. Mikilvæg atriði við yfirferð¶

Áður en samþykkt eða höfnun fer fram skal yfirfara eftirfarandi atriði vandlega: * Lánardrottinn/Viðskiptamaður: Er þetta réttur aðili? * Dagsetningar: Eru dagsetningar (t.d. reikningsdagsetning, gjalddagi) réttar? * Upphæðir: Stemma heildarupphæð, VSK og aðrar upphæðir? * Línur skjals: * Eru vörur/þjónusta og magn rétt? * Er verð rétt? * Eru fjárhagslyklar og víddir rétt kóðaðar á línunum? * Athugasemdir: Eru einhverjar athugasemdir frá fyrri aðilum í ferlinu?

3. Aðgerðir við samþykkt¶

Þegar yfirferð skjals er lokið getur notandi framkvæmt eina af eftirfarandi aðgerðum, oftast tiltækar á borða skjalsins eða forskoðunarsíðunnar:

3.1. Samþykkja¶

Ef allar upplýsingar eru réttar og samþykkt á að fara fram, skal smella á "Samþykkja" hnappinn.
Afleiðingar: Skjalið færist áfram í samþykktarferlinu. Ef notandi er síðasti samþykktaraðili gæti skjalið orðið tilbúið til bókunar eða bókað sjálfkrafa, allt eftir uppsetningu verkflæðis. Staða skjalsins uppfærist.

3.2. Hafna¶

Ef villur, misræmi eða ástæða er til að hafna skjalinu, skal smella á "Hafna" hnappinn.
Mikilvægt: Gefa þarf upp ástæðu fyrir höfnun í athugasemdareit ásamt höfnunarkóða. Þetta er mikilvægt fyrir sendanda beiðninnar til að skilja hvað þarf að laga.
Afleiðingar: Samþykktarferlið fyrir skjalið stöðvast. Staða skjalsins uppfærist (t.d. í "Hafnað").

3.3. Framselja (Delegate) / Endurbeina (Forward/Redirect)¶

Framselja: Ef notandi er ekki rétti aðilinn til að samþykkja, eða ef hann er að fara í frí og vill að staðgengill taki við, er hægt að "Framselja" beiðnina til annars notanda. Þetta er oft notað þegar notandi er fjarverandi og staðgengill er skilgreindur.
Endurbeina: Ef beiðnin var ranglega send eða annar aðili þarf að skoða hana áður en ákvörðun er tekin, er hægt að "Endurbeina" henni.
Hvernig: Velja skal Framselja aðgerðina og staðgengill fær samþykktarbeiðnina til sín. Samþykktarstjórnendur geta framselt beiðni á þá notendur sem þeir vilja.
Afleiðingar: Beiðnin hverfur úr verkefnalista notanda og birtist hjá völdum notanda.

3.4. Bæta við athugasemdum (Comments)¶

Hægt er að bæta við athugasemdum við samþykktarbeiðnina, óháð því hvort samþykkt, höfnun eða framsending fer fram.
Þetta er gagnlegt til að skrásetja spurningar, upplýsingar eða ástæður fyrir ákvörðunum.
Aðgerðin "Athugasemdir" opnar glugga þar sem hægt er að setja athugasemd. Athugasemdir fylgja skjalinu og eru sýnilegar á innkaupaskjalinu líka.

4. Eftir samþykkt/höfnun¶

Verkflæði heldur áfram: Ef skjalið er samþykkt þá fær það stöðuna "Útgefið" og hægt er að bóka skjalið. Ef það er hafnað fer það til baka í ferlinu eins og skilgreint er í verkflæðinu.
Staða skjals: Staða skjalsins (Útgefið) er sýnileg á skjalinu sjálfu og í listum.

5. Skoða samþykktarsögu¶

Fyrir flest skjöl sem fara í gegnum samþykktarferli er hægt að skoða Samþykktarbeiðnifærslur (Approval Entries/History).
Þar sést hverjir hafa samþykkt, hvenær, og hvaða athugasemdir voru gerðar.
Þetta veitir gagnsæi og möguleika á að rekja feril skjalsins.

Með því að fylgja þessum skrefum geta notendur á skilvirkan hátt meðhöndlað samþykktarbeiðnir í Centara Samþykkt og tryggt að fjárhagsferlar fyrirtækisins séu í réttum farvegi.